Was Zeiterfassung leisten muss
Eine moderne Zeiterfassung erfasst Beginn, Ende und Pausen der Arbeitszeit, ordnet sie Mitarbeitenden und ggf. Projekten zu und stellt die Daten manipulationssicher und auswertbar bereit. Erfassungswege reichen von der Smartphone-App über Browser-Stempeluhren bis zu physischen Terminals mit RFID- oder PIN-Anmeldung.
Rechtlicher Rahmen in Deutschland
Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 entschieden, dass Arbeitgeber zur Erfassung der gesamten Arbeitszeit verpflichtet sind. Maßgeblich sind außerdem das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) zu Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten sowie die DSGVO für den Umgang mit personenbezogenen Zeitdaten.
Worauf bei der Auswahl achten
Wichtig sind die passenden Erfassungswege für Ihre Belegschaft, eine revisionssichere Speicherung, ein Mitarbeiter-Self-Service und saubere Auswertungen. Für ortsgebundene Tätigkeiten sind Terminals sinnvoll, für mobile Teams eine App mit optionaler GPS-/Geofencing-Funktion.
Erfassungswege: App, Terminal, Browser und Stempeluhr
Mobile Zeiterfassung per Smartphone-App eignet sich für Außendienst, Baustellen und Homeoffice; eine Browser-Stempeluhr für Büroarbeitsplätze. Physische Terminals mit RFID-Karte, PIN oder Fingerabdruck lösen die klassische Stempeluhr in Produktion und Logistik ab. Gute Zeiterfassungs-Software kombiniert diese Wege, damit alle Teams einheitlich und ohne Doppelerfassung stempeln.
Von der Zeiterfassung zur Lohnabrechnung
Erfasste Zeiten entfalten ihren Nutzen erst durch saubere Weiterverarbeitung: Überstunden und Zuschläge fließen in Arbeitszeitkonten, Abwesenheiten in die Urlaubsplanung und am Monatsende exportiert die Software die Daten an Lohn- und Abrechnungssysteme wie DATEV oder SAP. Achten Sie deshalb auf passende Schnittstellen, um Medienbrüche und manuelle Nacherfassung zu vermeiden.
Projektzeiterfassung und Auswertungen
Wer Arbeitszeiten Projekten, Kostenstellen oder Kunden zuordnet, erhält belastbare Grundlagen für Kalkulation und Abrechnung. Dashboards und Reports zeigen geleistete Stunden, Mehrarbeit und Auslastung in Echtzeit – wichtig für Controlling, Nachkalkulation und die Einhaltung der Höchstarbeitszeiten nach ArbZG.