Clockodo

Was ist Clockodo?

Clockodo ist eine cloudbasierte Softwarelösung zur Erfassung von Arbeits- und Projektzeiten. Die Anwendung vereint beide Aufgaben in einem Tool und richtet sich an Unternehmen, die ihre Arbeitszeiten digital erfassen und auswerten möchten.

Anbieter und Hintergrund (Clockodo GmbH)

Anbieter ist die Clockodo GmbH (im Impressum auch als clocko:do GmbH geführt). Nach eigenen Angaben ist das Unternehmen 15 Jahre am Markt, beschäftigt 36 Mitarbeiter an zwei Standorten und wird nach eigenen Angaben von über 15.000 Unternehmen eingesetzt.

Für wen ist Clockodo geeignet?

Laut Anbieter ist Clockodo grundsätzlich für jeden zugänglich; besonders geeignet sei es für „wissensarbeitende Menschen, meist mit Büroarbeitsplätzen“. Als Hauptzielgruppe werden Unternehmen bis 50 Mitarbeiter genannt, zu den Kunden zählen aber auch Firmen mit deutlich mehr Mitarbeitern.

Einordnung: Arbeits- und Projektzeiterfassung in einem Tool

Clockodo ist darauf ausgelegt, sowohl Arbeits- als auch Projektzeiterfassung in einem Arbeitsschritt aufzunehmen. Die Verwaltung von Kunden, Projekten, Budgets und Stundensätzen erfolgt über den Browser.

Funktionen im Überblick

Zeiterfassung und digitale Stempeluhr

Clockodo bietet Zeiterfassung und eine digitale Stempeluhr. Die Stempeluhr ist als Miniversion auf dem Desktop verfügbar, triggert automatisch die Erstellung von Zeiteinträgen und kann offline laufen.

Projektzeiterfassung und Projektcontrolling

Neben der Arbeitszeit lässt sich der Aufwand pro Projekt erfassen. Über Kunden, Projekte, Budgets und Stundensätze wird ein Projektcontrolling ermöglicht.

Berichte, Stundenkonto und Auswertungen

Clockodo stellt vorgefertigte Berichte sowie im Pro-Abo einen Baukasten für Berichte bereit. Erfasst werden u. a. Projektberichte (Dauer, Einnahmen, Dienstleistungen), Stundenkonto (geplante/erfasste Stunden) und aggregierte Zeitübersichten.

Urlaubsplaner und Abwesenheitsverwaltung

Zum Funktionsumfang gehören ein Urlaubsplaner und eine Abwesenheitsverwaltung.

Automatische und nachträgliche Zeiterfassung

Zeiten lassen sich live per Stoppuhr, nachträglich oder im Voraus erfassen. Aktive Timer können bearbeitet und sich überschneidende Einträge erstellt werden.

Apps, Geräte und Bereitstellung

Browser-, Desktop- und Mobile-App

Clockodo ist im Browser, als Desktop-App für Windows und macOS sowie als Mobile-App für Android und iOS verfügbar.

Terminal / digitale Stempeluhr

Als weiteres Gerät wird ein Terminal angeboten.

Offline-Nutzung und Synchronisation

Die Stoppuhr läuft laut Anbieter auch ohne aktive Internetverbindung; erfasste Zeiten werden nach Wiederherstellung der Verbindung mit dem Web-Dashboard synchronisiert.

Cloud-Bereitstellung (SaaS)

Clockodo ist eine cloudbasierte Anwendung; die Daten werden zur geräteübergreifenden Synchronisation in der Cloud gespeichert.

Integrationen und Schnittstellen

Verknüpfung mit Lexware Office

Über die Verbindung mit Lexware Office werden Kunden importiert und verknüpft; aus Berichten lassen sich per Knopfdruck Rechnungsentwürfe erzeugen und nach Lexware Office übertragen.

Projektmanagement- und CRM-Tools

Clockodo bietet Verknüpfungen zu Projektmanagement-Tools und CRM-Tools sowie eine Partnerübersicht. Der Login unterstützt zudem Microsoft, Google und ADDISON OneClick.

API-Schnittstelle

Für Anbindungen steht eine API-Dokumentation zur Verfügung.

Preise und Tarife

Preismodell und Ab-Preis

Laut einer Händlerangabe ist Clockodo ab 4 € erhältlich. Es existieren die Tarife Basic und Pro.

Kostenlose Testphase und Freelancer-Option

Alle Funktionen lassen sich 14 Tage kostenlos testen; der Test endet automatisch ohne Kündigung. Für Freelancer gibt es ein kostenloses Abo für maximal einen Benutzer zur Erfassung von Arbeits- und Projektzeiten.

Datenschutz und Rechtssicherheit

Serverstandort und DSGVO

Clockodo verweist auf ein Trust Center, eine Datenschutzerklärung sowie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, der bei der Registrierung akzeptiert wird.

Gesetzeskonforme Arbeitszeiterfassung (EuGH/BAG)

Nach Anbieterangabe wird die Gesetzeslage zur Arbeitszeiterfassung beobachtet; Clockodo bietet Vorlagen zur Einhaltung von Arbeitszeitgesetzen sowie Funktionen wie Sperrfristen und dokumentierte Änderungen. Bezug genommen wird auf Urteile des Bundesarbeitsgerichts und des EuGH.

Backups und Datenspeicherung

Backups können manuell (90 Tage Aufbewahrung) oder automatisch erstellt werden; automatische Backups sind in den Tarifen Basic und Pro als Zusatzoption verfügbar.

Vorteile und Grenzen

Stärken laut Praxis und Bewertungen

Als Stärken werden eine einfache Bedienung mit geringer Lernkurve, Offline-Fähigkeit, Stundenkonten und Berichte sowie ein kostenloses Freelancer-Abo genannt.

Grenzen der manuellen Zeiterfassung

Als Grenzen der manuellen Zeiterfassung werden eine mögliche geringere Genauigkeit bei nachträglicher Erfassung sowie zeitlicher Bedienungsaufwand beschrieben.

Für welche Branchen und Unternehmensgrößen eignet sich Clockodo?

Branchenbeispiele

Als Branchen werden u. a. Agenturen, Architekten & Ingenieure, Dienstleister, Kanzleien, Beratungen und Steuerberater genannt.

Eignung nach Unternehmensgröße

Hauptzielgruppe sind Unternehmen bis 50 Mitarbeiter, adressiert werden zudem Solo-Selbstständige, Startups, Kleinbetriebe und mittelständische Unternehmen; auch größere Firmen zählen zu den Kunden.