Zeiterfassungs-Apps im Vergleich 2026: Funktionen, Stärken & Schwächen der Top-Anbieter

Zeiterfassungs-Apps im Vergleich 2026: Überblick und Einordnung

Digitale Zeiterfassung ist für viele Unternehmen zum Standard geworden. Der Markt bietet zahlreiche Apps mit unterschiedlichen Schwerpunkten – von der einfachen mobilen Stempeluhr bis zur projektorientierten Komplettlösung mit Abrechnung. Dieser Vergleich fasst die Angaben der Anbieter sowie eines Vergleichsportals neutral zusammen.

Warum die Wahl der richtigen App 2026 entscheidend ist

Die Anforderungen an eine Zeiterfassung sind so vielfältig wie die Arbeitswelt selbst. Nach Darstellung von clockin gibt es „inzwischen für nahezu jede Branche eine passende digitale Lösung“, wobei entscheidend sei, dass die App zu den Abläufen passt, rechtliche Anforderungen erfüllt und den Alltag erleichtert. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung betrifft laut clockin „inzwischen fast alle Unternehmen“.

Für wen sich dieser Vergleich eignet

Der Vergleich richtet sich an Entscheider in kleinen und mittleren Unternehmen, im Handwerk, in der Gastronomie und im Dienstleistungsbereich, die vor einer Auswahlentscheidung stehen. Betrachtet werden Anbieter für mobile Teams, Projektarbeit, Freelancer sowie Schicht- und Mischbetriebe.

Methodik: Wie die Anbieter bewertet wurden

Die dargestellten Funktionen, Preise und Eigenschaften stammen ausschließlich aus den öffentlich zugänglichen Anbieter-Angaben sowie einem Vergleichsbeitrag des Portals timo24. Preis- und Funktionsangaben sind Selbstauskünfte der Anbieter und können sich ändern. Bewertungsangaben beziehen sich auf die von timo24 genannten Portale wie Capterra, G2, ProvenExpert und OMR Reviews.

Auswahlkriterien: Worauf es bei einer Zeiterfassungs-App ankommt

Benutzerfreundlichkeit und Einführungsaufwand

Eine App sollte die Arbeit erleichtern, nicht verkomplizieren. Laut timo24 helfen „eine klare Menüstruktur, verständliche Symbole und übersichtliche Dashboards“ dabei, dass ein Team die App intuitiv nutzt. Crewmeister wirbt damit, „in 5 Minuten startklar“ zu sein.

Funktionsumfang (Erfassung, Pausen, Projekte, GPS)

Grundfunktionen wie Start-Stopp-Erfassung, manuelle Nachträge und Stundenzettel sollten vorhanden sein. Bei projektorientierter Arbeit lohnen sich integrierte Projektzeiterfassung, GPS-Erfassung oder Exporte für Abrechnungssysteme.

Anpassungsfähigkeit und Arbeitszeitmodelle

Arbeitszeitmodelle, Rollenrechte und Zeitarten sollten flexibel anpassbar sein. TimO gibt an, zahlreiche Modelle zu unterstützen, darunter Vollzeit, Teilzeit, Gleitzeit, Schichtarbeit, Arbeitszeitkonto und die 4-Tage-Woche.

Schnittstellen (DATEV, Lexware, API)

Schnittstellen zu Lohnabrechnung und Buchhaltung sparen Zeit. clockin bietet nach eigenen Angaben Anbindungen an DATEV und Lexware Office; Clockodo nennt Schnittstellen zu Lexware, DATEV und sevDesk.

Datenschutz, DSGVO und Serverstandort

Zu einer DSGVO-konformen Speicherung gehören laut timo24 Server idealerweise in Deutschland oder der EU, eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung, regelmäßige Sicherheitsupdates sowie verschlüsselte Datenübertragung. Mehrere Anbieter (Crewmeister, TimO, clockin, Timemaster) geben deutsche Server und DSGVO-Konformität an.

Preismodell und Transparenz

Üblich sind monatliche Abonnements pro Nutzer, häufig ergänzt durch optionale Module oder Preisstaffeln. Wichtig ist Transparenz darüber, ob Support, Updates und Datenspeicherung im Preis enthalten sind.

Support und Erreichbarkeit

Erreichbarkeit per Telefon, E-Mail oder Chat erleichtert den Einstieg. Toggl Track bietet nach Darstellung von timo24 Support nur auf Englisch, während mehrere deutsche Anbieter deutschsprachigen Support hervorheben.

Offline-Fähigkeit und mobile Nutzung

Für Außeneinsätze ist eine Offline-Funktion wichtig. TimO, clockin und Timemaster geben an, Zeiten auch ohne aktive Internetverbindung zu erfassen und bei bestehender Verbindung automatisch zu synchronisieren.

Die Top-Anbieter im Detail: Funktionen, Stärken und Schwächen

Crewmeister – einfache Lösung für KMU mit Schichtplanung

Crewmeister richtet sich nach Darstellung von timo24 an kleine und mittelständische Unternehmen und kombiniert Zeiterfassung, Schichtplanung und Abwesenheitsverwaltung. Nach eigenen Angaben nutzen „über 18.000“ bzw. „19.000“ Kundenunternehmen die Lösung; die Daten werden „ausschließlich auf Servern in deutschen Rechenzentren“ gespeichert. Preis: ab 1,50 €/Benutzer/Monat für Arbeits- und Projektzeiterfassung. Als Schwäche nennt timo24 eingeschränkte Auswertungsmöglichkeiten und wenig Flexibilität bei Arbeitszeitmodellen.

clockin – mobile Zeiterfassung mit KI-Funktionen für Handwerk und Außendienst

clockin wurde nach eigener Darstellung speziell für kleine und mittelständische Betriebe entwickelt, „die unterwegs arbeiten – ob auf der Baustelle, im Außendienst oder beim Kunden“. Seit März 2026 bietet clockin nach eigenen Angaben drei KI-Funktionen: KI-Videodokumentation, KI-Gesprächsnotizen und einen KI-Telefonassistenten. Es bestehen Schnittstellen zu DATEV und Lexware Office. Preis: Zeiterfassung & Abwesenheitsmanagement ab 3,19 €/Benutzer/Monat, Projektzeiterfassung ab 5,59 €/Benutzer/Monat, keine Einrichtungskosten, 14-tägige Testphase. timo24 nennt eingeschränkte Auswertungsmöglichkeiten und keine integrierte Projektabrechnung als Schwächen.

TimO – Zeiterfassung plus Projektsteuerung und Abrechnung

TimO kombiniert nach Darstellung von timo24 Zeiterfassung, Projektsteuerung und Abrechnung in einem System und speichert DSGVO-konform auf deutschen Servern. Zu den Funktionen zählen GPS-basierte Standorterfassung, Geofencing als Zusatzmodul und eine Offline-Funktion. Preis: ab 4,99 €/Lizenz/Monat (ab 5 Nutzer), gestaffelt bis 3,49 € (ab 500 Nutzer); die Lizenz umfasst auch die Nutzung auf Desktop und Tablet. Als Schwäche gilt, dass für den vollen Funktionsumfang die Desktop-Software erforderlich ist und die Oberfläche „in Teilen funktionaler als modern“ wirkt.

Toggl Track – schlanke Lösung für Freelancer und Teams

Toggl ist nach Darstellung von timo24 eine schlanke App mit Fokus auf einfache Bedienung, genutzt vor allem von Freelancern, Agenturen und kleinen Teams. Als Schwächen werden ein Serverstandort in den USA, Datenschutzrichtlinien außerhalb der EU, Support nur auf Englisch, keine integrierte Urlaubs-/Abwesenheitsverwaltung sowie keine direkte Abrechnung/Fakturierung genannt.

Clockify – kostenloser Klassiker für Teams und Freelancer

Clockify ist nach Darstellung von clockin ein internationales Tool, dessen Grundversion zur Zeiterfassung „dauerhaft kostenlos“ ist. Kostenpflichtige Pläne beginnen laut clockin ab 4,99 USD/Benutzer/Monat. Die App bietet Zeittracking per App, Browser oder Desktop, Projektzeiten, Stundensätze, Berichte und Integrationen (u. a. Trello, Asana, Slack).

Clockodo – Projektzeiterfassung für Agenturen und Wissensarbeit

Clockodo richtet sich nach clockin-Angaben vor allem an Agenturen, Entwicklerteams und KMU mit Büroarbeit. Es bietet Schnittstellen zu Lexware, DATEV und sevDesk. Preis: gratis für Freelancer, Arbeitszeiterfassung und Urlaubsmanagement ab 4 €/Benutzer/Monat, Projektzeiterfassung ab 10 €/Benutzer/Monat.

TimeTac – skalierbar für Unternehmen jeder Größe

TimeTac bietet nach clockin-Angaben Arbeits-, Projekt- und Urlaubszeiterfassung, ist modular erweiterbar und wird oft in größeren Organisationen eingesetzt. Preis: Arbeitszeiterfassung 4,40 €, Projektzeiterfassung 8,40 €, Urlaubsverwaltung 2,80 €/Benutzer/Monat zzgl. einer Basisgebühr von 17,50 €/Monat.

ZEP – projektfokussierte Zeiterfassung für Beratungen

ZEP ist laut clockin auf Zeiterfassung im Projektgeschäft spezialisiert und besonders für Beratungen, Architekten und Dienstleister geeignet. Preis: Arbeitszeiterfassung ab 2 €, Projektzeiterfassung ab 7 €, Professional Service Automation ab 18 €/Benutzer/Monat.

timr – Zeiterfassung mit GPS-Fahrtenbuch

timr kombiniert nach clockin-Angaben Zeiterfassung mit projektbezogenem Tracking und einem GPS-Fahrtenbuch; dank Offline-Funktion auch für unterwegs geeignet. Preis: 7,20 €/Benutzer/Monat für Arbeitszeit- und Projektzeiterfassung, Fahrtenbuch und Urlaubsanträge; Zusatzmodule für Projektbudgets (+26,10 €/Monat) und Individualisierbarkeit/SSO (+71,10 €/Monat).

TimeMoto – App in Kombination mit Zeiterfassungsgeräten

TimeMoto bietet nach eigenen Angaben eine App für iOS und Android in Kombination mit der TimeMoto Cloud und optionalen Zeiterfassungsgeräten. Zu den Funktionen zählen standortbasierte Zeiterfassung und Geofencing, sodass Mitarbeitende nur an definierten Standorten ein- und ausstempeln können.

Timemaster – stationäre und mobile Erfassung aus einer Hand

Timemaster bietet nach eigenen Angaben eine Cloud-Variante (GO) und eine On-Premise-Variante (LOCAL). Die mobile App ist in den Stores kostenlos; die Erfassung kann per QR-Code oder PIN über ein Tablet erfolgen. Der Anbieter betont eine „sichere und DSGVO-konforme Erfassung und Speicherung aller Daten“.

Direkter Vergleich: Funktionen, Preise, Serverstandort

Funktionsmatrix der Anbieter im Überblick

Anbieter	Projektzeit	GPS/Geofencing	Offline	Abwesenheit
Crewmeister	✓	GPS	✓	✓
clockin	✓	GPS	✓	✓
TimO	✓	GPS + Geofencing (Modul)	✓	✓
Toggl Track	✓	–	✓	–
Clockify	✓	–	k. A.	✓
Clockodo	✓	k. A.	k. A.	✓
TimeTac	✓	k. A.	k. A.	✓
ZEP	✓	k. A.	k. A.	k. A.
timr	✓	GPS-Fahrtenbuch	✓	✓
TimeMoto	✓	Geofencing	k. A.	✓
Timemaster	k. A.	k. A.	✓	✓

k. A. = keine Angabe in den ausgewerteten Quellen.

Preisvergleich pro Nutzer und Monat

Anbieter	Einstiegspreis (Zeiterfassung)	Projektzeiterfassung
Crewmeister	ab 1,50 €*	ab 1,50 €*
ZEP	ab 2 €	ab 7 €
clockin	ab 3,19 €	ab 5,59 €
Clockodo	gratis (Freelancer) / ab 4 €	ab 10 €
TimeTac	4,40 € (+ 17,50 € Basis)	8,40 €
Clockify	kostenlos	im kostenpflichtigen Plan
TimO	ab 4,99 € (ab 5 Nutzer)	Zusatzmodul
timr	7,20 € (inkl. Projektzeit)	inklusive

*Crewmeister nennt ab 1,50 €/Benutzer/Monat für Arbeits- und Projektzeiterfassung.

Serverstandort und DSGVO-Konformität im Vergleich

Deutsche Server bzw. DSGVO-konforme Verarbeitung geben Crewmeister, TimO, clockin und Timemaster an. Toggl Track hat laut timo24 seinen Serverstandort in den USA und Datenschutzrichtlinien außerhalb der EU.

Support-Standort und Erreichbarkeit

Mehrere deutsche Anbieter betonen deutschsprachigen Support. Für Toggl Track weist timo24 darauf hin, dass Support nur auf Englisch verfügbar ist.

Welche Zeiterfassungs-App passt zu welchem Anwendungsfall?

Handwerk, Bau und Außendienst

Für mobile Teams empfiehlt clockin sich selbst als „klare Empfehlung“; auch TimO (mit GPS und Offline) und timr (mit GPS-Fahrtenbuch) sind hier laut Quellen relevant.

Gastronomie, Handel und Schichtbetrieb

Crewmeister richtet sich nach timo24 besonders an Betriebe aus Handwerk, Einzelhandel und Gastronomie und kombiniert Zeiterfassung mit Schichtplanung.

Agenturen, Beratungen und Projektarbeit

Für projektbasierte Arbeit nennt clockin Clockodo und Clockify (Freelancer/Agenturen) sowie ZEP und timr (projektbasierte Dienstleister). TimO positioniert sich für Unternehmen, die Zeiterfassung als Teil des Projektmanagements betrachten.

Freelancer und kleine Teams

Toggl Track ist laut timo24 „ideal für Freelancer:innen und kleine Teams“. Clockify bietet eine dauerhaft kostenlose Grundversion, Clockodo ist für Freelancer gratis.

Mittelstand und wachsende Unternehmen

TimeTac wird laut clockin oft in größeren Organisationen eingesetzt; TimO gilt als skalierbare Plattform mit gestaffeltem Preismodell bis über 1.000 Nutzer.

Rechtlicher Rahmen 2026: Pflicht zur Arbeitszeiterfassung

Stand der gesetzlichen Aufzeichnungspflicht

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung geht auf ein EuGH-Urteil zurück; clockin verweist auf die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen „gemäß EuGH-Urteil und DSGVO“. Der konkrete Stand eines nationalen Zeiterfassungsgesetzes 2026 in Deutschland sollte anhand aktueller amtlicher Quellen geprüft werden – die ausgewerteten Quellen enthalten hierzu keine abschließende Angabe.

Hinweis: Dieser Artikel stellt keine Rechtsberatung dar. Für verbindliche Auskünfte zur Aufzeichnungspflicht sollten fachkundige Stellen oder aktuelle amtliche Quellen herangezogen werden.

DSGVO-Anforderungen an die Datenverarbeitung

Zu den Anforderungen an eine DSGVO-konforme Speicherung zählen laut timo24 ein Serverstandort in Deutschland oder der EU, verschlüsselte Datenübertragung (SSL/HTTPS) sowie ein Auftragsverarbeitungsvertrag.

Worauf Unternehmen bei der Dokumentation achten sollten

Empfehlenswert sind eine transparente Datenschutzerklärung, regelmäßige Sicherheitsupdates und nachvollziehbare, revisionssichere Aufzeichnungen. Crewmeister verweist zudem auf die Speicherung „nach den Dokumentationsvorschriften des aktuellen Mindestlohngesetzes“.

Fazit: Die passende App hängt vom Bedarf ab

Zusammenfassung der Stärken und Schwächen

Die Anbieter unterscheiden sich vor allem in Preis, Funktionstiefe, Serverstandort und Zielgruppe. Einfache, günstige Lösungen (Crewmeister, clockin) stehen umfangreicheren Projektsystemen (TimO, TimeTac, ZEP) und internationalen Tools (Toggl, Clockify) gegenüber.

Empfehlung je nach Unternehmensprofil

Mobile Teams profitieren von GPS- und Offline-Funktionen (clockin, TimO, timr). Agenturen und Beratungen finden mit Clockodo, ZEP oder Clockify projektstarke Optionen. Schicht- und Mischbetriebe können Crewmeister mit integrierter Schichtplanung prüfen.

Tipps für die Testphase und Einführung

Viele Anbieter bieten kostenlose Testphasen (clockin und Crewmeister 14 Tage, TimO 30 Tage). Empfehlenswert ist es, die App mit dem eigenen Team und echten Daten zu testen, Schnittstellen zur Lohnbuchhaltung zu prüfen und den Serverstandort im Blick zu behalten.