Ist GPS-Standorterfassung bei der Zeiterfassung überhaupt erlaubt?

Eine punktuelle GPS-Erfassung – nur zum Zeitpunkt des Ein- und Ausstempelns – kann zulässig sein, wenn ein legitimer Zweck (z. B. Leistungsnachweis, Manipulationsschutz), eine passende Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO bzw. § 26 BDSG und Transparenz gegenüber den Beschäftigten vorliegen. Heimliche oder dauerhafte Bewegungsprofile gelten dagegen regelmäßig als unzulässig. Dies ist keine Rechtsberatung im Einzelfall.

Reicht die Einwilligung der Mitarbeitenden als Rechtsgrundlage?

Häufig nicht allein. Im Arbeitsverhältnis besteht ein Über-/Unterordnungsverhältnis, weshalb die für eine wirksame Einwilligung erforderliche Freiwilligkeit oft zweifelhaft ist. Die Einwilligung als alleinige Grundlage ist daher riskant; sinnvoller sind tragfähige Grundlagen wie eine Betriebsvereinbarung oder das berechtigte Interesse mit sorgfältiger Abwägung.

Muss der Betriebsrat bei der Einführung beteiligt werden?

Ja. Bei der Einführung technischer Einrichtungen, die zur Überwachung von Verhalten oder Leistung geeignet sind, besteht ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. GPS-gestützte Zeiterfassungssysteme fallen typischerweise darunter.

Was ist der Unterschied zwischen GPS-Tracking und Geofencing?

Beim GPS-Tracking wird der Standort erfasst und im Extremfall über die Zeit verfolgt. Geofencing definiert dagegen virtuelle Zonen (z. B. eine Baustelle oder ein Bürogelände) und gibt eine Buchung nur innerhalb dieser Zone frei – ohne durchgehende Positionsverfolgung. Datenschutzfreundlich gestaltet, prüft Geofencing nur, ob die Buchung in der erlaubten Zone erfolgt.

Wann ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) nötig?

Nach Art. 35 DSGVO ist eine DSFA erforderlich, wenn eine Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten der Betroffenen mit sich bringt – etwa bei systematischer Überwachung. Bei systematischer Standortüberwachung von Beschäftigten kann dies einschlägig sein und sollte vor der Einführung geprüft werden.

Worauf ist bei externer Zeiterfassungs-Software zu achten?

Bei externen Anbietern liegt eine Auftragsverarbeitung vor, für die ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO abzuschließen ist. Empfehlenswert sind zudem Serverstandort in Deutschland oder der EU, verschlüsselte Übertragung, restriktive Zugriffsrechte und ein klares Löschkonzept.

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GPS-Standorterfassung bei der mobilen Zeiterfassung: Was rechtlich erlaubt ist und wie der Datenschutz gewahrt bleibt

Neutrale Orientierung für Arbeitgeber, HR und Betriebsräte: Rechtsgrundlagen (DSGVO, § 26 BDSG), Mitbestimmung, Geofencing, DSFA und AVV bei der GPS-Standorterfassung in Zeiterfassungs-Apps. Kein Rechtsrat im Einzelfall.

Von zeitwirtschaft.online01. Juli 20261 Min. Lesezeit

GPS-Standorterfassung bei der mobilen Zeiterfassung: Was rechtlich erlaubt ist und wie der Datenschutz gewahrt bleibt

Punktuelle Standorterfassung beim Stempeln vs. dauerhafte Ortung

Zu unterscheiden ist zwischen punktueller Standorterfassung – nur zum Zeitpunkt der Buchung – und einer dauerhaften Ortung über den gesamten Arbeitstag. Einzelne Herstellerangaben beschreiben die punktuelle Variante, bei der der Standort lediglich „zum Zeitpunkt des Ein- und Ausstempelns" festgehalten wird. Eine dauerhafte Ortung würde ein Bewegungsprofil erzeugen und ist datenschutzrechtlich deutlich kritischer zu bewerten (siehe unten).

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