Elektronische Zeiterfassung 2026: Wird die digitale Aufzeichnung jetzt Pflicht?

Das Wichtigste in Kürze: Ist die elektronische Zeiterfassung 2026 Pflicht?

Die Frage nach der elektronischen Zeiterfassung Pflicht 2026 lässt sich nicht mit einem einfachen Ja oder Nein beantworten. Maßgeblich sind drei Ebenen: das europäische Recht (EuGH), die deutsche Rechtsprechung (BAG) und das geltende bzw. geplante Gesetzesrecht (ArbZG).

Kurzantwort: Aufzeichnungspflicht ja, ausschließlich elektronisch (noch) nein

Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts besteht in Deutschland bereits eine Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit. Eine gesetzliche Vorgabe, dass diese Erfassung ausschließlich elektronisch zu erfolgen hat, ergibt sich aus dem aktuell geltenden Arbeitszeitgesetz (ArbZG) hingegen nicht ausdrücklich. Die unionsrechtlichen Vorgaben des EuGH wurden laut Fachquelle bislang nicht ausdrücklich in deutsches Recht umgesetzt.

Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Für die Beurteilung des Einzelfalls und den jeweils aktuellen Gesetzgebungsstand sollte qualifizierter Rechtsrat eingeholt werden.

Für wen die Pflicht bereits heute gilt

Die Erfassungspflicht knüpft an das Bestehen eines Arbeitsverhältnisses an. Arbeitnehmer im Sinne des ArbZG sind „Arbeiter und Angestellte sowie die zu ihrer Berufsbildung Beschäftigten“. Bestimmte Personengruppen – etwa leitende Angestellte, Geschäftsführer und Freiberufler – fallen nicht unter den Anwendungsbereich (siehe Abschnitt „Wer ist betroffen“).

Rechtlicher Hintergrund: Vom EuGH-Urteil zur deutschen Pflicht

Das EuGH-Urteil von 2019 („Stechuhr-Urteil")

Mit Urteil vom 14.05.2019 in der Rechtssache C-55/18 (CCOO) hat der Europäische Gerichtshof entschieden, dass die Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Messung der täglichen Arbeitszeit einzurichten. Diese Anforderungen prägen seither die Diskussion um die Zeiterfassung in Deutschland.

Laut Haufe-Quelle wurden diese unionsrechtlichen Vorgaben „noch nicht in deutsches Recht umgesetzt".

Der BAG-Beschluss vom 13. September 2022

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat in seinem Beschluss vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) festgestellt, dass Arbeitgeber bereits nach geltendem deutschen Arbeitsschutzrecht – konkret § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG – verpflichtet sind, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen. Damit besteht die Aufzeichnungspflicht unabhängig von einer ausdrücklichen Regelung im ArbZG.

Was das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) heute regelt

Das ArbZG bezweckt, „die Sicherheit und den Gesundheitsschutz der Arbeitnehmer … bei der Arbeitszeitgestaltung zu gewährleisten". Es wurde zuletzt durch Artikel 52 des Gesetzes vom 23.10.2024 (BGBl. 2024 I Nr. 323) geändert, in Kraft getreten mit Wirkung vom 01.01.2025.

Zentrale Eckpfeiler sind:

• § 3 ArbZG – Höchstarbeitszeit: Die werktägliche Arbeitszeit darf acht Stunden nicht überschreiten und kann auf bis zu zehn Stunden verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden.
• § 16 ArbZG – Aushang und Arbeitszeitnachweise: regelt unter anderem die Pflicht zur Aufzeichnung der über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehenden Arbeitszeit.
• § 6 ArbZG – Nacht- und Schichtarbeit mit besonderen Schutzvorschriften.

Aktueller Stand der ArbZG-Novelle für 2026

Der Referentenentwurf des BMAS und sein Status

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) hat einen Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes vorgelegt, der eine grundsätzlich elektronische Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit vorsieht.

Wichtig: Der konkrete Gesetzgebungsstatus für das Jahr 2026 ist gesondert zu prüfen. Solange eine Novelle nicht in Kraft getreten ist, gilt das ArbZG in der zuletzt durch das Gesetz vom 23.10.2024 geänderten Fassung. Die nachfolgenden Aussagen zum Entwurf geben den diskutierten Stand wieder und sind nicht mit geltendem Recht gleichzusetzen.

Geplante Pflicht zur elektronischen Aufzeichnung

Nach dem diskutierten Entwurf sollen Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit grundsätzlich elektronisch aufzeichnen. Eine elektronische Erfassung greift damit die EuGH-Anforderungen (objektiv, verlässlich, zugänglich) auf. Der genaue Wortlaut und mögliche Modifikationen hängen vom jeweils aktuellen Entwurfsstand ab.

Diskutierte Übergangsfristen und Ausnahmen nach Unternehmensgröße

Im Zusammenhang mit der Novelle werden Übergangsfristen sowie Ausnahmen für Kleinbetriebe (etwa nach Beschäftigtenzahl) diskutiert. Konkrete Schwellenwerte, Fristen und Ausnahmetatbestände sind anhand des jeweils aktuellen Entwurfsstands zu recherchieren und können sich im Gesetzgebungsverfahren noch ändern.

Was bedeutet „elektronisch" konkret?

Anforderungen: objektiv, verlässlich, zugänglich

Der vom EuGH gesetzte Maßstab verlangt ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Messung der täglichen Arbeitszeit. „Objektiv" bedeutet eine nachvollziehbare, manipulationsarme Erfassung; „verlässlich" eine vollständige und korrekte Datengrundlage; „zugänglich" die Einsehbarkeit für die Beschäftigten.

Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit

Der Referentenentwurf des BMAS stellt auf die Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit ab. Diese drei Datenpunkte bilden den Kern einer gesetzeskonformen Erfassung.

Abgrenzung: Papier, Excel und elektronische Systeme

Nach geltendem Recht ist keine bestimmte technische Form vorgeschrieben; die BAG-Rechtsprechung fordert ein „System" zur Erfassung, ohne dieses zwingend als elektronisch zu definieren. Erst eine Gesetzesnovelle, die eine grundsätzlich elektronische Aufzeichnung vorsieht, würde die Anforderungen an die Form verschärfen. Papier- oder Excel-basierte Lösungen können nach aktuellem Stand zulässig sein, könnten künftig jedoch – vorbehaltlich Ausnahmen – durch elektronische Systeme abgelöst werden müssen.

Wer ist betroffen – und welche Ausnahmen gibt es?

Geltungsbereich des ArbZG: wer erfasst werden muss

Das ArbZG gilt für Arbeitnehmer, also „Arbeiter und Angestellte sowie die zu ihrer Berufsbildung Beschäftigten". Laut Haufe gilt das Gesetz „grundsätzlich für alle Arbeitnehmer über 18 Jahre".

Ausgenommene Personengruppen (leitende Angestellte, Geschäftsführer, Freiberufler)

Nach § 18 ArbZG findet das Gesetz keine Anwendung auf leitende Angestellte im Sinne des § 5 Abs. 3 BetrVG. Geschäftsführer einer GmbH gelten in der Regel nicht als Arbeitnehmer, sondern als Organ der Gesellschaft; Freiberufler sind selbstständig tätig und keine Arbeitnehmer im Sinne des ArbZG. Auch Chefärzte, Leiter öffentlicher Dienststellen sowie bestimmte Beschäftigte im liturgischen Bereich der Kirchen sind ausgenommen.

Vertrauensarbeitszeit unter den neuen Vorgaben

Vertrauensarbeitszeit und eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung schließen sich nicht grundsätzlich aus: Die Erfassung kann an die Beschäftigten delegiert werden, während der Arbeitgeber für die Einrichtung und Funktionsfähigkeit des Systems verantwortlich bleibt. Die konkrete Ausgestaltung hängt vom jeweils geltenden bzw. künftigen Recht ab.

Mögliche Erleichterungen für Kleinbetriebe

Für Kleinbetriebe werden im Rahmen der Novelle Erleichterungen diskutiert, etwa Ausnahmen oder längere Übergangsfristen abhängig von der Beschäftigtenzahl. Der konkrete Inhalt ist dem aktuellen Entwurfsstand zu entnehmen.

Pflichten und Verantwortung des Arbeitgebers

Einrichtung und Betrieb eines Erfassungssystems

Nach der EuGH-Rechtsprechung und der Auffassung des BAG sind Arbeitgeber verpflichtet, ein System zur Erfassung der geleisteten Arbeitszeiten einzurichten und zu betreiben. Laut Haufe ist diese Pflicht aus dem deutschen Arbeitsschutzrecht abgeleitet.

Dokumentation von Überstunden und Aufbewahrungsfristen

Arbeitgeber müssen die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehende Arbeitszeit (Überstunden) aufzeichnen. Für Arbeitszeitnachweise wird – nach geltender bzw. geplanter Regelung – häufig eine Aufbewahrungsfrist von zwei Jahren genannt; die konkrete Frist ist anhand der einschlägigen Vorschrift bzw. des aktuellen Entwurfs zu prüfen.

Delegation der Aufzeichnung an Beschäftigte

Die eigentliche Aufzeichnung kann auf die Beschäftigten übertragen werden. Die Gesamtverantwortung für die Einrichtung, Funktionsfähigkeit und Kontrolle des Systems verbleibt jedoch beim Arbeitgeber.

Sanktionen: Was droht bei Verstößen?

Bußgeldvorschriften nach § 22 ArbZG

Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz können als Ordnungswidrigkeit nach § 22 ArbZG mit einem Bußgeld geahndet werden.

Strafrechtliche Folgen nach § 23 ArbZG

Werden Verstöße vorsätzlich oder wiederholt begangen oder wird dadurch die Gesundheit bzw. Arbeitskraft der Arbeitnehmer gefährdet, drohen nach § 23 ArbZG strafrechtliche Sanktionen in Form einer Freiheits- oder Geldstrafe.

Rolle der Aufsichtsbehörden

Die Einhaltung des ArbZG wird von den zuständigen Aufsichtsbehörden überwacht (vgl. § 17 ArbZG). Unternehmen sind zur Zusammenarbeit mit diesen Behörden verpflichtet.

Handlungsempfehlungen: So bereiten sich Unternehmen vor

Bestandsaufnahme der aktuellen Zeiterfassung

Zunächst empfiehlt sich eine Analyse der bestehenden Praxis: Wie werden Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit heute erfasst, und erfüllt das Verfahren die Anforderungen objektiv, verlässlich und zugänglich?

Auswahl eines geeigneten Systems

Bei der Auswahl eines Systems sind die EuGH-Kriterien sowie eine mögliche künftige Pflicht zur elektronischen Aufzeichnung zu berücksichtigen. Maßgeblich sind die Erfassung der Kernzeitpunkte, die Revisionssicherheit und die Zugänglichkeit für Beschäftigte.

Betriebsrat und Mitbestimmung einbeziehen

Die Einführung und Ausgestaltung technischer Erfassungssysteme kann mitbestimmungspflichtig sein. Ein frühzeitiger Einbezug des Betriebsrats ist daher ratsam.

Datenschutz (DSGVO) berücksichtigen

Da bei der Zeiterfassung personenbezogene Daten verarbeitet werden, sind die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu beachten – etwa Zweckbindung, Datenminimierung und Transparenz. Auch hier gilt: Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle rechtliche Prüfung.