Projektzeiterfassung per App: Arbeitszeiten projektbezogen erfassen und auswerten

Projektzeiterfassung per App verbindet die digitale Arbeitszeiterfassung mit einer projektbezogenen Zuordnung: Erfasste Stunden werden nicht nur dokumentiert, sondern einzelnen Projekten, Kunden oder Aufgaben zugewiesen. Dieser Überblick erklärt neutral, wie das in der Praxis funktioniert, welche Funktionen verbreitet sind und worauf bei Auswahl und Datenschutz zu achten ist.

Was ist Projektzeiterfassung per App?

Projektzeiterfassungs-Apps ermöglichen es, Arbeitszeiten minutengenau einzelnen Projekten, Kunden oder Aufgaben zuzuordnen. Anbieter beschreiben, dass Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten „direkt Projekten, Kunden oder Aufgaben zuordnen“ und die Erfassung „minutengenau pro Projekt“ erfolgt.

Abgrenzung zur reinen Arbeitszeiterfassung

Die reine Arbeitszeiterfassung dokumentiert, wann und wie lange gearbeitet wurde – etwa für die gesetzliche Dokumentationspflicht. Die Projektzeiterfassung geht darüber hinaus und ordnet diese Zeiten Projekten und Aufgaben zu. Nicht jede Zeiterfassungs-App enthält diese Funktion: In Anbietervergleichen wird darauf hingewiesen, dass einzelne Basissysteme keine integrierte Projektzeiterfassung bieten und der Funktionsumfang je nach Anbieter variiert.

Wie Zeiten Projekten, Kunden und Aufgaben zugeordnet werden

Nach Angaben eines Anbieters ordnet das System „alle geleisteten Arbeitsstunden automatisch zu, um die Gesamtzeit pro Projekt darzustellen“. Zeiten lassen sich dabei „direkt auf Projekte, Aufträge, Kunden oder Arbeitspakete buchen“.

Typische Einsatzszenarien (Handwerk, Bau, Außendienst, Agenturen, Dienstleistung)

Die Anbieter benennen unter anderem Handwerk, Bauwesen und Baustellen, Außendienst, Dienstleistung sowie Agenturen und Kreativteams als typische Anwendungsfelder. Für mobile Teams wird die Erfassung „direkt vor Ort – ob im Handwerk, auf der Baustelle oder im Kundeneinsatz“ hervorgehoben.

Wie funktioniert die projektbezogene Zeiterfassung in der Praxis?

Erfassungsmethoden: Start-Stopp, Stundenangaben, Zeiträume, Personentage

Gängige Eingabemethoden umfassen laut Anbieterangaben die Start-Stopp-Funktion, Stundenangaben (z. B. 4,5 Stunden), Zeiträume (z. B. 8:30 bis 10:30 Uhr) und Personentage (z. B. 1,5 Tage). So lassen sich unterschiedliche Arbeitsweisen abbilden.

Projektstruktur mit Aufgaben, Tätigkeiten und Kostenstellen

Projektstrukturen können Aufgaben, Tätigkeiten und Kostenstellen enthalten. Ein Anbieter nennt eine „Projektstruktur mit Aufgaben, Tätigkeiten und Kostenstellen“ als Kernfunktion; ein anderer verweist auf eine „Projektverwaltung mit Zuordnung von Tätigkeiten und Materialien“.

Pausen, Fahrzeiten und weitere Zeitarten erfassen

Neben reinen Projektzeiten lassen sich weitere Zeitarten dokumentieren. Ein Anbieter beschreibt die Erfassung von „Projektzeiten, Fahrzeiten und Pausen- und Ruhezeiten“; Pausen können nach Angaben eines weiteren Anbieters „schnell und einfach“ dokumentiert werden.

Erfassung per Smartphone, Tablet-Terminal und Browser

Die Erfassung ist über verschiedene Geräte möglich – per Smartphone-App, per Tablet im Terminal-Modus und über den Browser. Für dauerhaft im Betrieb Arbeitende ist das gemeinsam genutzte Terminal vorgesehen, für mobile Teams das Smartphone.

Auswertung und Analyse von Projektzeiten

Gesamtzeit pro Projekt und minutengenaue Zuordnung

Systeme stellen die Gesamtzeit pro Projekt dar. Ein Anbieter beschreibt, dass das System „alle geleisteten Arbeitsstunden automatisch zu[ordnet], um die Gesamtzeit pro Projekt darzustellen“ und so „präzise Einblicke in die Produktivität Ihrer Kundenaufträge und Projekte“ ermöglicht.

Soll-Ist-Vergleiche und Budgetüberwachung

Soll-Ist-Auswertungen zählen zu den Standardfunktionen. Ein Anbieter nennt „Soll-Ist-Auswertungen für präzise Arbeitszeit-Kontrolle“ und „übersichtliche Berichte zu Soll-Ist-Zeiten, Projekten und Mitarbeitenden“. Einzelne Lösungen bieten zudem eine Budgetüberwachung auf Projektebene.

Berichte für Projektcontrolling und Ressourcenplanung

Berichte lassen sich auf Tages-, Wochen-, Monats- oder Jahresbasis erstellen. Anbieter verweisen auf eine „Gesamtübersicht auf Tages-, Wochen-, Monats- oder Jahresbasis“ und darauf, dass die Kombination aus Zeiterfassung, Projektsteuerung und Auswertung für Planung und Controlling genutzt werden kann.

Leistungsnachweise für Auftraggeber und Kunden

Leistungsnachweise lassen sich für Auftraggeber drucken oder exportieren. Ein Anbieter nennt ausdrücklich „Leistungsnachweise für Auftraggeber drucken/exportieren“; über die GPS-Erfassung soll zudem ein „stichfester Leistungsnachweis gegenüber Ihrem Kunden“ entstehen.

Wichtige Funktionen einer Projektzeiterfassungs-App

Offline-Erfassung und automatische Synchronisation

Die Offline-Erfassung mit automatischer Synchronisation bei wiederhergestellter Verbindung ist verbreitet und funktioniert auch bei schlechtem Empfang. Ein Anbieter betont „unterbrechungsfreie Arbeitszeiterfassung, selbst bei schlechtem Empfang“; ein weiterer beschreibt, dass Einträge „automatisch mit dem zentralen System abgeglichen“ werden, sobald wieder eine Verbindung besteht.

GPS-Standortnachweis und Geofencing

Die GPS-Standorterfassung dokumentiert den Buchungsort. Ein Anbieter gibt an, dass der Standort „auf bis zu 2 Meter genau erfasst“ wird. Über Geofencing lassen sich zonenbasierte Buchungen definieren, etwa für Baustellen oder Bürogelände; Geofencing wird dabei teils als Zusatzmodul angeboten.

Digitale Dokumentation: Fotos, Notizen, Kundenunterschriften

Eine digitale Arbeitsdokumentation mit Fotos, Notizen und Kundenunterschriften ist möglich. Ein Anbieter nennt „Digitale Arbeitsdokumentation mit Fotos, Notizen und Kundenunterschriften“, ein weiterer „Digitale Stundenzettel mit Foto- und Notizfunktion“.

Schnittstellen zu Lohnabrechnung und Buchhaltung (z. B. DATEV, Lexware)

Schnittstellen zu DATEV und Lexware Office ermöglichen die Weiterverarbeitung in der Lohnbuchhaltung. Ein Anbieter beschreibt „Zahlreiche Schnittstellen – z.B. zu DATEV oder Lexware Office“ für eine „reibungslose Weiterverarbeitung der erfassten Daten in der Lohnbuchhaltung“. Ergänzend werden gängige Formate wie DATEV, CSV oder API-Anbindungen genannt.

Projektzeiterfassung von Abrechnung und Payroll trennen oder verbinden?

Übergang von der Projektzeit zur Projektabrechnung

Einige Lösungen verbinden Zeiterfassung, Projektsteuerung und Abrechnung in einem System. Ein Anbieter beschreibt einen „durchgängigen Workflow von der Zeiterfassung bis zur Projektabrechnung“, bei dem mobile Erfassung und Desktop-Auswertung ineinandergreifen.

Export von Arbeitszeiten für die Lohnbuchhaltung

Arbeitszeiten lassen sich für die Lohnabrechnung exportieren. Ein Anbieter gibt an, dass Arbeitszeiten „für die Lohnabrechnung einfach und direkt exportier[t]“ werden können und die Daten „nahtlos in Ihre Lohnbuchhaltungssoftware integriert werden können“. Ein weiterer nennt einen „Datenexport in konfigurierbarer Anordnung für die Lohnbuchhaltung“.

Grenzen einzelner Systeme

Der Funktionsumfang variiert. In einem Anbietervergleich wird darauf hingewiesen, dass einzelne Lösungen „keine integrierte Projektzeiterfassung oder Budgetverwaltung“ enthalten und Auswertungs- sowie Abrechnungsfunktionen bei manchen Apps an Grenzen stoßen.

Datenschutz und rechtliche Rahmenbedingungen

DSGVO-konforme Verarbeitung und Serverstandort

Mehrere Anbieter geben eine DSGVO-konforme Speicherung auf Servern in Deutschland an. Ein Anbieter formuliert, dass „alle Daten ausschließlich auf Servern in deutschen Rechenzentren gespeichert“ werden; ein weiterer nennt eine „DSGVO-konforme Speicherung auf deutschen Servern“.

Auftragsverarbeitung und verschlüsselte Übertragung

Die Übertragung erfolgt nach Anbieterangaben SSL-/HTTPS-verschlüsselt. In einem Vergleichsartikel wird zudem empfohlen, dass Anbieter „eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung bereitstellen und regelmäßige Sicherheitsupdates durchführen“ sollten.

Transparenz gegenüber Mitarbeitenden bei GPS und Geofencing

Bei GPS-Standortdaten und Geofencing spielt die Transparenz gegenüber Mitarbeitenden eine Rolle. Ein Anbieter beschreibt das Ziel, dass Zeiterfassungen „korrekt und manipulationssicher erfolgen – transparent für Mitarbeitende und Arbeitgeber“.

Hinweis: Dieser Artikel bietet einen neutralen Überblick auf Basis der ausgewerteten Quellen und stellt keine Rechtsberatung dar. Ob und wie GPS-Erfassung, Geofencing oder Datenverarbeitung im Einzelfall zulässig sind, hängt von den konkreten Umständen ab. Ziehen Sie bei rechtlichen Fragen fachkundigen Rat hinzu.

Auswahlkriterien: Die passende App finden

Benutzerfreundlichkeit und Einführungsaufwand

Ein Vergleichsartikel empfiehlt, darauf zu achten, „dass sich Zeiten mit wenigen Klicks erfassen lassen“ und eine „klare Menüstruktur, verständliche Symbole und übersichtliche Dashboards“ die intuitive Nutzung fördern. Mehrere Anbieter betonen eine schnelle Einführung ohne umfangreiche Schulung.

Funktionsumfang und Anpassungsfähigkeit

Der Funktionsumfang sollte zum Arbeitsalltag passen: „Wenn Sie projektorientiert arbeiten, lohnt sich eine Lösung mit integrierter Projektzeiterfassung, GPS-Erfassung oder Export für Abrechnungssysteme.“ Ebenso werden flexibel anpassbare Arbeitszeitmodelle, Rollenrechte und Zeitarten genannt.

Preismodelle und Skalierbarkeit

Projektzeiterfassung wird bei einigen Anbietern als kostenpflichtiges Zusatzmodul angeboten. Die Preise für die Projektzeiterfassung liegen je nach Anbieter zwischen etwa 5 und 10 € pro Benutzer und Monat – ein Anbieter nennt „Projektzeiterfassung: ab 5,59 €/Benutzer/Monat“, ein weiterer „ab 4,99 Euro pro Mitarbeiter/Monat“ für die Zeiterfassungs-App mit gestaffeltem Preismodell.

Support und Schnittstellen

Ein kompetenter Support erleichtert laut Vergleichsartikel den Einstieg; empfohlen wird, den Anbieter „telefonisch, per E-Mail oder Chat“ erreichen zu können. Ebenso sollten Schnittstellen zu Lohnabrechnung, Projektmanagement oder Buchhaltung vorhanden sein, um doppelte Dateneingaben zu vermeiden.

Projektzeiterfassung per App vs. Excel und Stundenzettel

Zeitersparnis und Datengenauigkeit

Gegenüber Stundenzetteln und Excel werden Vorteile bei Zeitersparnis und Datengenauigkeit genannt. Ein Anbieter beschreibt, man spare „Zeit durch automatisierte Prozesse“ und erhöhe „die Genauigkeit der Daten“; ein weiterer wirbt mit dem Ende von „umständlichen Excel-Tabellen und Zettelwirtschaft“.

Nachvollziehbarkeit und Auswertbarkeit

Durch die digitale Erfassung entsteht eine „präzise, nachvollziehbare Erfassung aller Tätigkeiten – ganz ohne Papierformulare“. Auswertungen und Berichte lassen sich mit wenigen Klicks erstellen.

Typische Fehlerquellen vermeiden

Klar strukturierte Buttons und intuitive Bedienung sollen Fehlbuchungen reduzieren. Ein Anbieter beschreibt, dass „mit klaren Buttons für Start, Pause und Stopp“ alle Mitarbeitenden „fehlerfrei ihre Arbeitszeiten“ erfassen; die Offline-Fähigkeit vermeidet zudem „Medienbrüche oder Nachträge auf Papier“.

Fazit

Projektzeiterfassung per App ermöglicht die minutengenaue Zuordnung von Arbeitszeiten zu Projekten, Kunden und Aufgaben sowie die anschließende Auswertung über Soll-Ist-Vergleiche und Berichte. Funktionen wie Offline-Modus, GPS und Geofencing, digitale Dokumentation sowie Schnittstellen zu DATEV und Lexware sind bei mehreren Anbietern verbreitet – der konkrete Funktionsumfang und die Preise unterscheiden sich jedoch, und nicht jede App enthält eine integrierte Projektzeiterfassung.