Aufbewahrungspflichten bei der Zeiterfassung: Welche Daten wie lange aufbewahrt werden müssen

Wichtiger Hinweis: Dieser Beitrag bietet eine allgemeine, neutrale Orientierung und stellt keine Rechtsberatung dar. Gesetzliche Vorschriften, Fristen und ihre Auslegung können sich ändern und hängen vom Einzelfall ab. Für eine verbindliche Beurteilung sollten Sie qualifizierten rechtlichen oder steuerlichen Rat einholen.

Transparenzhinweis zur Quellenlage: Die für diesen Artikel bereitgestellten Quelltexte behandeln ausschließlich das Thema „Künstliche Intelligenz“ und enthalten keine Informationen zu Aufbewahrungspflichten, Arbeitszeitrecht, ArbZG, MiLoG, AEntG, HGB, AO, DSGVO oder GoBD. Aus diesem Grund konnten die im Content-Brief genannten Aussagen nicht anhand der vorliegenden Quellen belegt werden. Die folgenden Abschnitte benennen daher die zu klärenden Fragestellungen und die jeweils einschlägigen Rechtsnormen, ohne konkrete Fristen als belegt darzustellen. Alle gesetzlichen Angaben sind vor einer Verwendung anhand der amtlichen Gesetzestexte (z. B. über gesetze-im-internet.de) und einschlägiger Fachquellen zu verifizieren.

Worum es geht: Aufbewahrungspflichten bei der Zeiterfassung im Überblick

Warum Aufbewahrung und Dokumentation zusammengehören

Wer Arbeitszeit erfasst, erzeugt Daten – und diese Daten unterliegen je nach Zweck unterschiedlichen Pflichten. Während die Aufzeichnungspflicht regelt, was überhaupt dokumentiert werden muss, betrifft die Aufbewahrungspflicht die Frage, wie lange die einmal erstellten Aufzeichnungen vorgehalten werden müssen. Beide Aspekte greifen ineinander: Eine Aufzeichnung ohne ausreichende Aufbewahrung erfüllt ihren Nachweiszweck (etwa bei Prüfungen) nicht.

Hinweis: Die konkreten Fristen, Rechtsgrundlagen und Auslegungen sind anhand amtlicher Quellen zu prüfen (siehe Transparenzhinweis oben).

Abgrenzung: Aufzeichnungspflicht vs. Aufbewahrungspflicht

• Aufzeichnungspflicht: Verpflichtung, bestimmte Daten (z. B. Beginn, Ende, Dauer der Arbeitszeit) überhaupt festzuhalten.
• Aufbewahrungspflicht: Verpflichtung, die erstellten Unterlagen für einen definierten Zeitraum aufzubewahren und verfügbar zu halten.

Diese Abgrenzung ist relevant, weil unterschiedliche Gesetze (Arbeitsrecht, Handels- und Steuerrecht, Datenschutzrecht) jeweils eigene Anforderungen stellen können.

Welche Daten überhaupt entstehen (Beginn, Ende, Dauer, Pausen, Mehrarbeit)

Typische bei der Zeiterfassung anfallende Daten sind unter anderem:

• Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit
• Dauer der täglichen Arbeitszeit
• Pausen- und Ruhezeiten
• Mehrarbeit / Überstunden
• Sonn- und Feiertagsarbeit
• Korrekturen und Genehmigungen

Welche dieser Daten in welcher Form aufzubewahren sind, hängt von der jeweils einschlägigen Rechtsnorm ab und sollte im Einzelfall geprüft werden.

Rechtsgrundlagen: Welche Gesetze die Aufbewahrung regeln

Zu prüfen / nicht aus den vorliegenden Quellen belegbar: Die folgenden Rechtsnormen werden im Content-Brief als einschlägig genannt. Die konkreten Inhalte und Fristen sind anhand der amtlichen Gesetzestexte und einschlägiger Fachliteratur zu verifizieren.

Arbeitszeitgesetz (ArbZG): Aufzeichnung von Überstunden und Sonntagsarbeit

Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) enthält in § 16 Abs. 2 Vorgaben zur Aufzeichnung der über die werktägliche Arbeitszeit von acht Stunden hinausgehenden Arbeitszeit. Der Brief nennt hierfür eine Mindestaufbewahrungsfrist von zwei Jahren – dies ist anhand des amtlichen Gesetzestextes zu prüfen.

Mindestlohngesetz (MiLoG) und Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG)

• § 17 Abs. 2 MiLoG betrifft die Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit für bestimmte Beschäftigtengruppen; der Brief nennt eine Mindestfrist von zwei Jahren.
• § 19 AEntG regelt Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten in bestimmten Branchen.

Auch hier gilt: Geltungsbereich und Fristen sind anhand der amtlichen Normen zu prüfen.

Handelsgesetzbuch (HGB) und Abgabenordnung (AO): steuerlich-buchhalterische Sicht

• § 257 HGB sieht für unterschiedliche Unterlagenarten Aufbewahrungsfristen vor (im Brief genannt: sechs bzw. zehn Jahre).
• § 147 AO regelt die Aufbewahrung steuerrelevanter Unterlagen. Der Brief weist ausdrücklich darauf hin, dass eine mögliche Verkürzung der 10-Jahres-Frist auf acht Jahre durch jüngere Gesetzesänderungen zu prüfen ist.
• Eine Lohnkonten-Aufbewahrungsfrist (im Brief: sechs Jahre nach § 41 EStG / LStDV) ist ebenfalls zu verifizieren.

DSGVO und BDSG: Datenschutz als Gegengewicht zur Aufbewahrung

Aus datenschutzrechtlicher Sicht steht der Grundsatz der Speicherbegrenzung (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO) der unbegrenzten Aufbewahrung entgegen: Personenbezogene Daten dürfen grundsätzlich nur so lange gespeichert werden, wie es für die Zwecke erforderlich ist – wobei gesetzliche Aufbewahrungspflichten einen zulässigen Speicherzweck darstellen können. Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) enthält ergänzende Regelungen für den Beschäftigtenkontext.

Einordnung des EuGH-Urteils zur Arbeitszeiterfassung

Der Brief verweist auf das Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14.05.2019 (Rechtssache C-55/18, „CCOO“) zur Pflicht, ein System zur systematischen Erfassung der Arbeitszeit einzurichten. Inhalt und Tragweite dieses Urteils sowie der aktuelle Stand eines geplanten deutschen Arbeitszeiterfassungsgesetzes (Referentenentwurf und dessen mögliche Vorgaben zur Aufbewahrung) sind anhand aktueller, einschlägiger Quellen zu prüfen.

Aufbewahrungsfristen nach Datenart

Hinweis: Die folgenden Fristangaben geben die im Content-Brief genannten Größenordnungen wieder. Sie sind nicht aus den bereitgestellten Quellen belegt und vor Verwendung zu verifizieren.

2 Jahre: Arbeitszeitnachweise nach ArbZG und MiLoG

Für Arbeitszeitnachweise nach § 16 Abs. 2 ArbZG und Aufzeichnungen nach § 17 Abs. 2 MiLoG nennt der Brief eine Mindestfrist von zwei Jahren.

6 Jahre: Handelsbriefe und sonstige Geschäftsunterlagen

Nach § 257 HGB kann für bestimmte Geschäftsunterlagen (z. B. Handelsbriefe) eine Frist von sechs Jahren gelten.

10 Jahre: lohnsteuer- und buchhaltungsrelevante Daten

Für buchhaltungs- und steuerrelevante Unterlagen werden im Brief Fristen von bis zu zehn Jahren (HGB/AO) genannt. Die mögliche Verkürzung der 10-Jahres-Frist nach § 147 AO ist gesondert zu prüfen.

Sonderfälle: Schwerbehinderung, Jugendarbeitsschutz, Bereitschaftsdienste

Besondere Dokumentations- und Aufbewahrungsanforderungen können sich u. a. aus dem Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG) ergeben sowie aus Regelungen zu Bereitschaftsdiensten und zum Schutz schwerbehinderter Beschäftigter. Diese Sondervorschriften sind im Einzelfall zu prüfen.

Fristbeginn und Fristberechnung in der Praxis

Als praxisrelevanter Grundsatz wird im Brief genannt, dass die Aufbewahrungsfrist häufig mit Ablauf des Kalenderjahres der letzten Eintragung beginnt. Die konkrete Fristberechnung ist je nach Norm zu prüfen.

Welche konkreten Daten müssen aufbewahrt werden?

Tägliche und wöchentliche Arbeitszeiten

Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sowie die daraus resultierenden Wochenarbeitszeiten zählen zu den zentralen aufzubewahrenden Daten.

Pausen, Ruhezeiten und Mehrarbeit

Pausenzeiten, Ruhezeiten sowie Mehr- und Überstunden sind häufig gesondert dokumentations- und aufbewahrungsrelevant – insbesondere im Zusammenhang mit dem ArbZG.

Urlaubs- und Abwesenheitsdaten im Zusammenhang

Urlaubs- und Abwesenheitsdaten stehen häufig in Verbindung mit der Arbeitszeitdokumentation und können eigenen Aufbewahrungslogiken (z. B. lohnabrechnungsbezogen) unterliegen.

Korrekturen, Genehmigungen und Änderungsprotokolle

Nachträgliche Korrekturen, Genehmigungen und Änderungsprotokolle sind für die Nachvollziehbarkeit wichtig und sollten in revisionssicheren Systemen mitprotokolliert werden.

Form der Aufbewahrung: digital vs. analog

Anforderungen an die revisionssichere Archivierung

Digitale wie analoge Aufzeichnungen müssen während der Aufbewahrungsfrist lesbar, vollständig und unverändert verfügbar bleiben. Bei digitaler Aufbewahrung spricht man von revisionssicherer Archivierung.

GoBD-Konformität bei digitaler Zeiterfassung

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) des Bundesministeriums der Finanzen formulieren Anforderungen an die ordnungsmäßige Buchführung und die Archivierung digitaler Belege. Die genauen Anforderungen sind anhand der aktuellen GoBD-Fassung zu prüfen.

Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Zugriffsschutz

Kernanforderungen sind regelmäßig: Unveränderbarkeit der gespeicherten Daten, lückenlose Nachvollziehbarkeit von Änderungen sowie ein angemessener Zugriffsschutz.

Aufbewahrungsort und Verfügbarkeit bei Prüfungen

Die Unterlagen müssen bei behördlichen Prüfungen (z. B. durch Zoll/Finanzkontrolle Schwarzarbeit oder Finanzverwaltung) in angemessener Frist verfügbar gemacht werden können.

Datenschutz: Spannungsfeld zwischen Aufbewahren und Löschen

Grundsatz der Speicherbegrenzung nach DSGVO

Nach dem Grundsatz der Speicherbegrenzung (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO) dürfen personenbezogene Daten nur so lange aufbewahrt werden, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten können hierbei als legitimer Zweck dienen.

Löschkonzept und Löschfristen festlegen

Ein dokumentiertes Löschkonzept mit definierten Löschfristen hilft, Aufbewahrungspflichten und Datenschutz in Einklang zu bringen.

Zugriffsrechte und Berechtigungskonzepte

Ein Berechtigungskonzept stellt sicher, dass nur befugte Personen auf Zeiterfassungsdaten zugreifen können.

Auskunftsrechte der Beschäftigten

Beschäftigte können nach der DSGVO Auskunftsrechte hinsichtlich der über sie gespeicherten Daten geltend machen; entsprechende Prozesse sollten vorgesehen sein.

Praxis: Aufbewahrungspflichten organisatorisch umsetzen

Aufbewahrungs- und Löschkonzept dokumentieren

Ein schriftliches, regelmäßig aktualisiertes Konzept schafft Klarheit über Fristen, Zuständigkeiten und Löschprozesse.

Verantwortlichkeiten und Rollen klären

Klare Rollen (HR, Lohnbuchhaltung, IT, Datenschutz) vermeiden Lücken in der Umsetzung.

Schnittstellen zu Lohnabrechnung und Personalakte

Zeiterfassungsdaten fließen häufig in Lohnabrechnung und Personalakte ein; die jeweiligen Aufbewahrungslogiken sollten aufeinander abgestimmt werden.

Checkliste für die revisionssichere Umsetzung

• Einschlägige Rechtsgrundlagen je Datenart bestimmen (anhand amtlicher Quellen)
• Fristen und Fristbeginn dokumentieren
• Unveränderbarkeit und Zugriffsschutz sicherstellen
• Löschkonzept und Löschroutinen festlegen
• Verantwortlichkeiten zuweisen
• Verfügbarkeit für Prüfungen gewährleisten

Häufige Fehler und Risiken

Zu frühes Löschen vor Fristablauf

Werden Daten vor Ablauf einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gelöscht, können Nachweise bei Prüfungen fehlen.

Unklare Zuständigkeiten und fehlende Prozesse

Fehlende Rollenklärung und nicht dokumentierte Prozesse erhöhen das Risiko von Verstößen.

Bußgeldrisiken bei Verstößen

Der Brief nennt für Verstöße gegen Aufzeichnungspflichten nach dem MiLoG einen Bußgeldrahmen von bis zu 30.000 Euro – diese Angabe ist anhand der amtlichen Vorschriften zu prüfen.

---

Stand der Prüfung: Die in diesem Beitrag genannten Fristen und Rechtsnormen sind vor einer Verwendung anhand amtlicher Quellen zu verifizieren, da sie nicht aus den bereitgestellten Quelltexten belegt werden konnten.